Chào các ‘mầm non’ PR! Bạn vừa mới chân ướt chân ráo bước vào thế giới truyền thông. Có phải bạn đang đứng hình vì không biết làm sao để làm quen với các anh chị phóng viên? Bạn gửi đi 10 cái thông cáo báo chí (TCBC) nhưng phản hồi nhận lại chỉ là sự im lặng đến mức nghe được tiếng lá rơi? Tìm hiểu thêm: https://przone.id.vn/cach-viet-thong-cao-bao-chi/
Đừng quá lo lắng! Xây dựng mối quan hệ với báo chí thực chất không phải là việc “đi xin” hay “nhờ vả” khô khan. Đó là một cuộc “dating” chuyên nghiệp mà ở đó bạn cần sự tinh tế, chân thành và một chút “mặn mà” chuẩn hệ Gen Z. Hãy cùng bóc tách các “red flag” và tìm ra công thức “vàng” để các anh chị báo chí trở thành “bestie” của thương hiệu nhé!
Những “red flag” khiến mối quan hệ tan vỡ từ vòng gửi xe
Nhiều bạn mới vào nghề thường bị “ảo tưởng sức mạnh” về PR, dẫn đến những pha xử lý đi vào lòng đất. Check ngay xem bạn có đang mắc phải những sai lầm này không nhé!
Hiểu lầm 1: Báo chí là “giỏ đựng” quảng cáo miễn phí
Nhiều sếp và cả nhân viên PR hay nghĩ: “Viết bài khen sản phẩm mình hết lời rồi gửi báo đăng thôi”.No no! Báo chí cần tin tức (News) mang tính thời sự. Họ không cần một bài viết sắc mùi ‘tự luyến’.. Nếu nội dung của bạn không mang lại giá trị cho độc giả, nó sẽ bị “tống giam” vào hòm thư rác ngay lập tức.
Hiểu lầm 2: Database càng “khủng” thì PR càng mạnh
Sở hữu số điện thoại của 100 phóng viên không có nghĩa là bạn có 100 mối quan hệ. Việc spam email đồng loạt mà không thèm check xem họ viết mảng gì là cách nhanh nhất để bạn bị “block” vĩnh viễn. Đừng biến việc xây dựng mối quan hệ với báo chí thành một cuộc tấn công hộp thư vô nghĩa.
Sai lầm khi “đánh úp” phóng viên bằng sự nhiệt tình quá mức
Đừng gọi điện lúc 11h đêm chỉ để hỏi ‘Anh ơi nhận được mail chưa?’. Nhắn tin đòi bài ngay khi vừa gửi TCBC được 5 phút cũng là một pha ‘tự hủy’ cực mạnh. Phóng viên cũng có deadline ngập đầu, họ không phải là tổng đài 24/7 của bạn đâu!
Giải pháp “Work Smart” – Biến người lạ thành “người nhà”
Làm sao để từ một “kẻ lạ mặt” trở thành “mối ruột” của các tòa soạn? Đây là những “bí kíp” thực chiến giúp bạn xây dựng mối quan hệ với báo chí một cách chuyên nghiệp nhất:
“Target” đúng đối tượng, “Rep” đúng trọng tâm
Thay vì gửi đại trà, hãy tập trung vào sự cá nhân hóa (Personalization).
Kinh nghiệm thực tế: Nếu bạn làm PR cho một App tài chính, đừng gửi tin cho phóng viên mảng… làm đẹp. Hãy tìm những anh chị chuyên mảng Fintech. Một chiếc email mở đầu bằng: “Em có đọc bài phân tích của anh về xu hướng không tiền mặt tuần trước trên báo X, thực sự rất ‘cháy’…” sẽ giúp bạn ghi điểm tuyệt đối vì chứng tỏ bạn có sự nghiên cứu kỹ lưỡng.
Hãy là một “Content Provider” có tâm, không phải “Spammer” có tầm
Các phóng viên luôn cần những nguồn tin độc quyền, số liệu uy tín hoặc những câu chuyện truyền cảm hứng. Thay vì chỉ nói “sản phẩm của em tốt lắm”, hãy cung cấp cho họ “nguyên liệu” để họ viết nên những bài báo chất lượng.
Dẫn chứng: Một người bạn của mình làm PR cho nhãn hàng thời trang bền vững. Thay vì nhờ đăng tin ra mắt BST mới, bạn ấy gửi một bộ ảnh “Behind the scenes” về quy trình tái chế vải và phỏng vấn thợ thủ công. Kết quả là báo chí chủ động xin đăng vì nội dung quá “healing” và đúng xu hướng!
Quy tắc “4T” – Chìa khóa vạn năng trong PR
Đừng để việc xây dựng mối quan hệ với báo chí trở nên gượng ép. Hãy luôn giữ 4 chữ T trong lòng: Tôn trọng – Thành thật – Tinh tế – Thấu hiểu. Xem thêm: https://miccreative.vn/quan-he-bao-chi-la-gi/#ftoc-heading-3
Tôn trọng “múi giờ” và Deadline của báo giới
Mỗi tòa soạn có một “đồng hồ sinh học” riêng. Hãy biết lúc nào họ đang chạy bài (thường là cuối ngày hoặc cuối tuần) để tránh làm phiền. Đặc biệt, “Deadline là danh dự”, đã hứa cung cấp thông tin lúc 2h chiều thì tuyệt đối không được để đến 2h01 phút!
Sự tinh tế “nhỏ mà có võ”
Đừng chỉ xuất hiện khi cần nhờ vả. Một lời chúc mừng khi họ có giải thưởng báo chí, một cái “like” nhẹ nhàng cho bài viết cá nhân, hay đơn giản là một ly cafe “no reason” sẽ khiến mối quan hệ bền chặt hơn nhiều. Việc xây dựng mối quan hệ với báo chí giống như nuôi một chú thú cưng, cần sự chăm sóc kiên trì mỗi ngày.
Lộ trình “nhập môn” cho PR Newbie
Vẫn còn run? Hãy thực hiện theo 3 bước đơn giản này:
Bước 1: Mapping – Vẽ bản đồ “besties”
Liệt kê danh sách các phóng viên/biên tập viên phụ trách mảng liên quan. Tìm hiểu “gu” viết lách và những chủ đề họ thường quan tâm.
Bước 2: Phá băng “Organic”
Hãy kết nối qua LinkedIn hoặc Facebook chuyên nghiệp. Bạn nên tương tác văn minh với các bài viết của họ trước. Sau đó mới nên ‘nhảy’ vào inbox gửi lời chào.
Bước 3: Gửi “Pitching” không thể từ chối
Khi đã có thông tin hay, hãy gửi email với tiêu đề cực “cuốn”. Hãy cho họ thấy tại sao độc giả của họ cần biết thông tin này ngay và luôn.
PR là nghệ thuật kết nối, không phải là làm phiền
Sau tất cả, xây dựng mối quan hệ với báo chí là một hành trình dài cần sự chân thành và kiên nhẫn. Đừng mong đợi kết quả ngay lập tức sau một cái mail. Hãy coi phóng viên là những người đồng nghiệp cùng chung sứ mệnh. Khi cùng mang lại thông tin hữu ích cho xã hội, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng tương xứng.
Ghi nhớ bộ 3 “vương miện” của Master PR: Nội dung có “Gu”: Đừng gửi những thứ nhạt nhẽo, hãy gửi những câu chuyện khiến phóng viên phải thốt lên “Wow!”. Mối quan hệ có “Gốc”: Xây dựng dựa trên sự tin tưởng lâu dài, không phải kiểu “xong chuyện thì lặn”. Thái độ có “Tầm”: Luôn chuyên nghiệp, đúng giờ và biết tôn trọng giới hạn của đối phương.
Bạn đã sẵn sàng để “flex” kỹ năng và trở thành người nắm giữ “hotline” của các tòa soạn chưa? Hãy “save” ngay cẩm nang này về máy để làm vũ khí thực chiến nhé! Nếu bạn từng có pha “hú hồn” hay “ê chề” nào khi làm việc với báo giới, hãy comment ngay bên dưới để chúng mình cùng “tám” và gỡ rối. Chúc các bạn sớm “unlocked” thành công mọi cánh cửa tòa soạn!