Chào các bạn! Có bao giờ bạn nghe thấy cụm từ “Thông cáo báo chí” (Press Release – PR) và cảm thấy nó xa xăm như khoảng cách giữa bạn và “người ấy” không? Đừng lo, thực ra cách viết thông cáo báo chí không hề khô khan như sách giáo khoa đâu. Nếu bạn đang giữ một thông tin “chấn động” về sản phẩm mới, một sự kiện “đỉnh chóp” hay đơn giản là muốn cả thế giới biết công ty bạn vừa làm được điều gì đó hay ho, thì bài viết này dành cho bạn.
Chúng ta sẽ cùng mổ xẻ “con cá” PR này bằng ngôn ngữ của GenZ, cực kỳ dễ hiểu và đầy rẫy kinh nghiệm thực chiến nhé!
1. Thông cáo báo chí là gì mà “quyền lực” thế?
Trước khi học cách viết thông cáo báo chí, chúng mình cần hiểu nó là cái gì đã. Tưởng tượng đơn giản thế này: Bạn có một tin vui và muốn kể cho cả xóm nghe. Nhưng thay vì đi gõ cửa từng nhà, bạn viết một tờ thông báo cực “xịn”, đầy đủ thông tin và gửi cho “ông trưởng thôn” (ở đây là các anh chị phóng viên, biên tập viên).
Nếu tờ thông báo của bạn đủ hấp dẫn, “ông trưởng thôn” sẽ dùng loa phát thanh kể lại cho toàn dân nghe. Đó chính là cách thông tin của bạn xuất hiện trên báo chí, truyền hình hay các trang tin điện tử một cách chính thống.
Kinh nghiệm xương máu là: Báo chí không phải là nơi để bạn quảng cáo “vô tội vạ”. Họ cần TIN TỨC. Vì vậy, bí kíp đầu tiên trong cách viết thông cáo báo chí chính là: Đừng chỉ nói mình tốt, hãy nói mình có gì mới và có ích cho người đọc!
2. Công thức “Kim tự tháp ngược” – Xương sống của một bản PR chuẩn
Đây là cấu trúc kinh điển mà bất kỳ ai mới tìm hiểu về cách viết thông cáo báo chí cũng phải thuộc nằm lòng. Tại sao lại là “ngược”? Vì các anh chị nhà báo rất bận, họ không có thời gian đọc kiểu “ngày xửa ngày xưa” đâu. Bạn phải phang ngay thứ quan trọng nhất lên đầu!
2.1. Tiêu đề (Headline) – Cú chạm đầu tiên
Tiêu đề phải như một chiếc “Thumbnail” của YouTube: Giật gân nhưng không được “treo đầu dê bán thịt chó”. Một tiêu đề hay phải chứa từ khóa chính và gây tò mò ngay lập tức.
- Ví dụ dở: “Công ty A ra mắt sản phẩm mới.” (Nghe xong muốn đi ngủ luôn!)
- Ví dụ xịn: “GenZ ‘phát sốt’ với dòng son làm từ bã cà phê đầu tiên tại Việt Nam của Công ty A.”
2.2. Sa-pô (Lead) – Trả lời bộ câu hỏi 5W1H
Trong cách viết thông cáo báo chí, đoạn đầu tiên (khoảng 2-3 câu) cực kỳ quan trọng. Bạn phải giải quyết được:
- Who: Ai là nhân vật chính?
- What: Chuyện gì đang xảy ra?
- Where: Ở đâu?
- When: Khi nào?
- Why: Tại sao nó lại quan trọng?
- How: Diễn ra như thế nào?
Nếu bạn viết xong đoạn này mà người ta vẫn chưa hiểu bạn muốn nói gì, thì coi như “game over”.
3. Nội dung chi tiết: Đừng để người đọc “ngáp ngắn ngáp dài”
Sau khi đã có cái đầu thật “mướt”, phần thân bài là nơi bạn bung xõa thông tin. Nhưng nhớ nhé, văn phong phải khách quan. Đừng dùng quá nhiều tính từ kiểu “tuyệt vời nhất”, “vĩ đại nhất”. Hãy dùng số liệu và sự thật (facts).
3.1. Trích dẫn (Quotes) – Thêm “gia vị” cho bài viết
Một bài viết toàn chữ là chữ sẽ rất khô. Cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp là phải có lời phát biểu của người có tầm ảnh hưởng (CEO, chuyên gia, hoặc người nổi tiếng).
- Mẹo nhỏ: Đừng để sếp nói những câu sáo rỗng kiểu “Chúng tôi rất vui”. Hãy để sếp nói về tầm nhìn hoặc giải pháp cho cộng đồng. Kiểu như: “Chúng tôi tạo ra sản phẩm này vì thấu hiểu nỗi lo của các bạn trẻ về môi trường…”.
3.2. Thông tin về tổ chức (Boilerplate)
Phần này nằm ở cuối bài, giống như một cái “About Me” ngắn gọn. Bạn giới thiệu sơ lược về công ty: Thành lập năm nào, thành tựu chính là gì, website là đâu. Đây là phần cố định, bạn có thể copy-paste cho mọi bản thông cáo báo chí sau này.
4. Những “hố đen” cần tránh khi mới tập tành viết PR
Nhiều bạn mới học cách viết thông cáo báo chí thường mắc phải những lỗi rất “ô dề” khiến bài viết bị ném vào thùng rác ngay lập tức:
- Viết quá dài: Một bản PR lý tưởng chỉ nên nằm gọn trong 1 đến 1.5 trang A4. Đừng viết như một cái sớ!
- Sai lỗi chính tả: Đây là điều tối kỵ. Viết sai tên phóng viên hay tên tờ báo thì xác định là “check-out” luôn nhé.
- Thiếu thông tin liên hệ: Cuối bài phải có tên, số điện thoại, email của người phụ trách truyền thông. Nếu phóng viên muốn phỏng vấn thêm mà không tìm thấy bạn ở đâu thì coi như mất cơ hội nghìn vàng.
- Ảnh kèm theo chất lượng kém: Đừng gửi ảnh selfie hay ảnh mờ căm. Hãy gửi link Drive chứa ảnh chất lượng cao, rõ nét và có chú thích đàng hoàng.
Xem thêm: Những điều nên và không nên khi viết thông cáo báo chí
5. Quy trình 4 bước thực tế để có một bản thông cáo báo chí “xịn xò”
Để áp dụng cách viết thông cáo báo chí vào thực tế, hãy làm theo quy trình sau:
- Bước 1: Xác định “News hook” (Điểm nhấn tin tức): Hôm nay có gì mới? Có gì độc lạ không? Nếu không có gì mới, hãy tìm một góc nhìn mới.
- Bước 2: Phác thảo dàn ý: Áp dụng đúng công thức kim tự tháp ngược mình vừa nói ở trên.
- Bước 3: Viết và gọt giũa: Viết xong hãy đọc lại thật kỹ. Thử đóng vai một người lạ đọc xem có hiểu gì không.
- Bước 4: Gửi đi và “Follow up”: Đừng gửi đại trà cho tất cả các báo. Hãy chọn lọc những báo phù hợp với lĩnh vực của bạn. Sau khi gửi email, có thể nhắn tin nhẹ nhàng hỏi xem anh chị đã nhận được chưa.
Việc học cách viết thông cáo báo chí không chỉ giúp bạn làm PR giỏi mà còn rèn luyện tư duy logic, cách chọn lọc thông tin cực kỳ tốt. Hãy nhớ rằng, mỗi bản thông cáo báo chí gửi đi là một đại diện cho bộ mặt của thương hiệu. Hãy viết bằng sự chân thành, chuyên nghiệp và một chút cá tính riêng nhé!
Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn “vỡ” ra nhiều điều về ngành PR nói chung và cách viết thông cáo báo chí nói riêng. Chúc các bạn có những bản tin “nổ bài” trên mọi mặt báo!